ثبت اطلاعات در دفاتر مالی از زمان های قدیم در عملیات تجاری و بازرگانی مرسوم بوده و نرم افزارهای حسابداری جزو اولین برنامه های کاربردی ساخته شده توسط برنامه نویسان رایانه هستند. چارچوب اصلی این نرم افزارها شباهت زیادی به دفاتر قدیمی داشته و به طبقه بندی و تلخیص رویدادها در چارچوب کدینگ مشخص و مبالغ بدهکار و بستانکار به شکل ثبت های دوطرفه می پردازد.
مهم ترین عنصر در نرم افزار دفترداری چترین، سند حسابداری است که توصیف رویداد مالی در قالب کدهای معرفی شده، یک شرح مختصر و مبلغ، و موارد تکمیلی مانند شماره و تاریخ پیگیری است. این ابزار انعطاف پذیر بالایی در توصیف انواع رویداد های مالی از قبیل دریافت و پرداخت، هزینه های عمومی و تولیدی، تحصیل و استهلاک اموال، خرید و فروش مواد و کالا، ورودی ها و خروجی های انبار و بهای تمام شده را دارد و هم چنان در بسیاری از سازمان ها به عنوان هسته اصلی نگهداری داده های تجاری، عمل می کند.
با این وجود پیچیدگی ها و ابعاد گوناگون اطلاعات مورد نیاز سازمان، استفاده از سایر سیستم ها( حتی در حوزه مالی) را اجتناب ناپذیر ساخته است. بسیاری از سازندگان نرم افزار حسابداری سعی می کنند با افزودن سطوح تفصیل ، ابعاد بیشتری از این اطلاعات را با سیستم دفتر داری پوشش دهند و در برخی نرم افزارها تا بیست سطح تفصیل هم ایجاد شده است. البته این کار باعث پیچیده شدن فرآیند ثبت اسناد و نگهداری ارتباطات سطوح مختلف حسابها شده و توصیه نمی شود.
مهم ترین ابزار گزارش گیری در نرم افزار دفتر داری، گزارش مرور حسابهاست.این گزارش نوعی ابزار طبقه بندی ، خلاصه سازی و پیمایش ابعاد مختلف رویدادهای مالی ثبت شده در اسناد حسابداری است. با ابزار مرور حساب ها، از نمای کلان مانند گروه حساب ها تا ریز اسناد حسابداری مرتبط با یک مشتری، قابلیت گزارش گیری خواهد داشت.
سایر گزارش های این سیستم هم بر پایه ریز اسناد حسابداری ساخته می شود. به نحوی که با در دست داشتن این گزارش، طیف وسیعی از گزارشات در حوزه های مختلف، قابلیت استخراج خواهد داشت.
به منظور ایجاد گزارشاتی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان ابزار اختصاصی در نرم افزار حسابداری چترین فراهم شده است. با پیکر بندی گزارشات و سرفصل های مرتبط، امکان تهیه گزارشات مالی سفارشی در هر لحظه به صورت برخط، وجود دارد.
نهایی کردن داده های ثبت شده برای یک سال مالی و بستن حساب ها به کمک ابزارهای خودکار ایجاد شده با دقت بالا و سهولت، انجام خواهد شد.
- امکان تعریف ساختار حساب ها به صورت گروه حساب، کل ، معین و تفصیل
- امکان تعریف حساب های تفصیل به صورت شناور در سه سطح(چهارم، پنجم، ششم)
- یکپارچگی حساب های تفصیل با موجودیت های مرتبط(اشخاص،شرکت ها، مراکز هزینه، پروژه، انبار، کالاو …)
- صدور اسناد حسابداری به صورت دستی و خودکار
- گزارش مرور حساب ها به منظور پیمایش سطوح مختلف حساب ها و ریز اسناد حسابداری
- قطعی کردن اسناد در بازه های زمانی مورد نظر کاربر
- بستن حساب ها و صدور اسناد اختتامیه و افتتاحیه برای هر سال مالی
- گزارش های مختلف بر روی اسناد حسابداری صادر شده
- امکان تهیه صورت های مالی با تعریف گزارشات و سرفصل ها و نحوه استخراج آنها
- امکان ایجاد اعلامیه های بدهکار و بستانکار بر اساس اقلام اسناد حسابداری جهت اعمال حساب برای طرف های مقابل
دیدگاهتان را بنویسید