تامین کالا و خدمات مورد نیاز سازمان، از ارکان اصلی چرخه حیات یک سازمان محسوب می شود. اطلاعات رسانی کالاو خدمات مورد نیاز در بخش های تولیدی و خدماتی در چارچوب درخواست خرید کالا انجام می شود. در این درخواست نوع، مقدار ، زمان بندی و محل مصرف این کالا و خدمات به واحد تدارکات اطلاع رسانی می شود. در مواردی که روند معاملات نیازمند استعلام از تامین کنندگان مختلف باشد، استعلام بها برای تعیین تامین کنندگان ثبت می شود. بهای اعلام شده و شرایط تحویل در قالب پیش فاکتور خرید برای هر تامین کننده ثبت می شود. در صورت توافق با تامین کننده برای تحویل قطعی کالا و خدمات با قیمت و شرایط تعیین شده، سفارش خرید صادر می شود.
بر مبنای سفارش خرید، طی یک یا چند مرحله، میزان و نرخ کالا و خدمات در قالب فاکتور خرید ثبت می شود.
رسید تحویل کالا به عنوان یکی از مراحل موجود در فرآیند خرید،برای تعیین محل تحویل کالا/خدمات ، عمل می کند. با توجه به فرآیند های سازمان، امکان جابجا کردن مراحل نهایی خرید بین فاکتور خرید، رسید انبار و رسید تحویل ، وجود خواهد داشت. در پایان فرآیند خرید، امکان ثبت فهرست بسته بندی بر مبنای صورت حساب های صادره ، وجود دارد.
یکی از چالش های مرتبط با فرآیند خرید، اضافات و کسورات قانونی یا توافقی است که برخی از آنها در بازه های زمانی، دستخوش تغییر نرخ و مبلغ می شوند. در موارد دیگر با توجه به سایر پارامتر های موجود در اسناد خرید، فرمول محاسباتی آنها تغییر می کند. در نرم افزار چترین، امکان معرفی اضافات و کسورات مختلف در قالب سیاست های خرید، ایجاد شده است. نحوه محاسبه هر یک از این سیاست ها می تواند در تاریخ های موثر مختلف و با توجه به شرط های تعریف شده، متفاوت باشد. به این ترتیب ، خیال کاربران از بابت شرایط اعمال و کنترل و محاسبه اضافات و کسورات، راحت خواهد بود.
در پایات فرآیند خرید، امکان صدور سند حسابداری خرید مرتبط با صورتحساب خرید، وجود دارد. برای این هدف؛ ابتدا باید حساب های مرتبط با هر یک از اجزا صورتحساب ، تعیین شود. این کار می تواند به صورت دستی یا با استفاده از الگوهای عامل گذاری خودکار، انجام شود.
قالب شرح و نحوه گروه بندی آرتیکل های سند حسابداری، از طریق الگوهای سند حسابداری خرید، تعیین می شود. در هر یک از اسناد تدارکات، با مرور کردن «اسناد مرتبط» زنجیره ارتباطات سند با سایر موجودیت های نرم افزار در مراحل قبل و پس از سند ، قابل مشاهده و رهگیری است.
- اطلاعات پایه شامل تامین کنندگان، انوع خرید، واحد تامین ، مراکز هزینه
- امکان ثبت درخواست خرید بر پایه درخواست فروش(برای سازمان های با ماهیت بازرگانی ) یا بدون مبنا
- امکان ثبت استعلان کالا/خدمات با توجه به فرآیند خرید
- ثبت پیش فاکتور ارائه شده توسط تامین کنندگان
- ثبت سفارش خرید به عنوان توافق نهایی شرایط خرید با امکان ورژن بندی
- ثبت صورتحساب خرید و برگشت از خرید بر روی سفارشات یا بدون مبنا
- ثبت رسید تحویل برای تعیین محل تحویل گیری کالا/خدمات (انبار یا مراکز هزینه)
- امکان تعریف سیاست های خرید با قابلیت تعیین تاریخ موثر، شرط های منعطف مرتبط با هر سیاست و نتیجه نهایی
- امکان تعریف ارزهای مختلف در خرید
- ثبت فهرست حمل بر مبنای فاکتور خرید
- عامل گذاری فاکتور خرید/برگشتی و تعیین حساب های مورد استفاده در اسناد حسابداری مرتبط با فاکتور
- الگوی عامل گذاری خودکار به منظور تعیین حساب های مرتبط با اسناد حسابداری فاکتور ها بر اساس شرط های گوناگون
- الگوی سند حسابداری خرید جهت تعیین گروه بندی و شرح آرتیکل سند حسابداری مرتبط با فاکتور خرید
- پیمایش زنجیره روابط اسناد مرتبط در فرآیند خرید
دیدگاهتان را بنویسید